60 minuters planen för att bli effektivare

I nästan ett år har jag börjat min vardag genom att fokusera i 60 minuter, utan avbrott, jag fokuserar på de uppgiften som jag bestämmer mig för kvällen innan.

Dessa uppgifter bör vara de viktigaste som jag kommer att göra idag. Efter 60 minuter tar jag en paus.

För att möjliggöra detta, stänger jag av min e-post medan jag arbetar, stäng ner alla öppna fönster på min dator, och låter telefonen gå till röstbrevlådan, om det ringer.

Jag får oftast mer gjort under dessa 60 minuter, och känner sig mer nöjd med min produktion, än vad jag får under någon annan tid av dagen. Det kan vara tufft vissa dagar att helt fokusera i 60 minuter, men jag har alltid en tydlig stopptid, vilket gör det lättare. Ofta väljer jag att göra detta innan jag går till kontoret, alltså hemma. På så vis säkerställer jag att ingen kan nå mig.

Jag inledde denna praxis, eftersom jag upptäckt att jag har energi under olika perioder, min vilja och min kapacitet att fokusera minskar ofta allteftersom dagen går. Ibland är den som lägst på eftermiddagen. På kvällen gör jag comeback! Min modell passar mig men du kanske skall välja en annan tid som bättre matchar din dygnsrytm. I bland är det verkligen en utmaning, jag lägger ofta det svåraste uppgifterna under denna period, de som jag inte brukar skjuta upp. För det är det svåraste arbetet som tenderar att generera det största bestående värde.

Jag gjorde först denna upptäckt när jag förändrade min morgonrutin. Jag steg upp en och en halv timme tidigare (för att äta gröt). Självklart lägger jag mig tidigare. När jag ser tillbaka, så tillbringade jag den sista timmen framför datorn planlöst surfande eller TV´n planlöst sappande. Jag tillbringade också en oändlig tid och energi åt att göra listor, så att jag inte skulle glömma något. Detta huvudsakligen för att de stora projekten skapande en olustig stress känsla. Jag svarade på e-post, sms, kollade facebook och letade efter saker att rätta till.Det fanns dagar jag bara administrerade och därför stannade min produktion, utveckling och skapande sida. Det var otroligt frustrerande.

Då jag har arbetat med dessa frågor under största delen av mitt liv, inspirerats av Stephen R Covey och andra ”time management” konsulter, så känner jag väl till de hinder som vi människor själva sätter upp. Mitt mål är att hjälpa mina klienter att bygga mycket precisa, avsiktliga praxis, som utförs på bestämda tider, så att de så småningom blir automatiska processer. I början kräver detta mycket självdisciplin, ungefär som att börja träna.

Effekten har varit häpnadsväckande. Jag upplever att jag har dubblerat mitt utfall fast jag egentligen bara jobbar 5 timmar mera på en normal arbetsvecka. Självklart skriver jag upp saker jag skall göra, listor har alltid fungerat. Det är ett sätt att befria hjärnan, så att man kan fokusera på rätt sak, det som är viktigt i stället för det som är bråttom.

När jag får över tid och energi på kvällen kan jag väljer att göra nästa dags arbete kvällen innan eftersom jag inte vill slösa energi att tänka på vad man ska göra under den tid jag har avsatts för att faktiskt göra jobbet. Men jag kan ofta konstatera att jag är effektivare på morgonen.

Jag definierar ”viktigt” det mest bestående värdet om jag får det gjort.Oftare tenderar vi människor att utföra det som andra tycker är bråttom fast vi borde göra det som är uppgifter som är viktiga men inte brådskande. Dels därför att dessa ofta är lättare att utföra, och ge mer omedelbar tillfredsställelse. Dels därför att vi inte har en plan utan låter oss styras av andra, vi är ”re-aktiva” i stället för ”pro-aktiva”. Din plan får du om du har tydliga mål, (läs gärna Brian Tracy). I våra chefsutbildningar ägnar vi mycket tid åt dessa frågor.

Jag försöker hålla en rutin som inte skiljer sig så mycket från dag till dag, Jag börjar på en mycket specifik tid, eftersom jag upptäckte tidigt att när jag inte hålla mig till en exakt tid, blev det en möjlighet att förhala. ”Jag ska bara svara på detta mail” Innan jag visste ordet av, hade jag svarat på ett dussin mail. Att hitta en ursäkt för att undvika hårt arbete är inte svårt.

Jag har valt 60 minuter för att det var rimligt att utöka min tid med den tidsinsatsen. Men jag tror inte att det är så lätt att klara en längre tid under maximalt fokus. Detta kan säkert vara högst personligt så jag beskriver här min metod.

Många av oss ignorerar signaler från vår kropp, att vi behöver vila – koncentrationssvårigheter, fysisk rastlöshet, irritabilitet. I stället hittar vi sätt att åsidosätta detta behov med koffein, socker, och våra egna stresshormoner – adrenalin, noradrenalin och kortisol – som alla tillhandahåller korta skurar av energi. Genom att uppsåtligen anpassa mig till min kropps naturliga rytmer, har jag lärt mig att lyssna på dess signaler.

Prova detta en vecka. Jag tror att du kommer att bli förvånad.